Transformación digital de las auditorias de calidad
El mundo se ha caracterizado por evolucionar conforme las necesidades que se han ido generado con el tiempo.
La llamada Revolución 4.0, asocia elementos como inteligencia artificial, Internet y telecomunicaciones, en su conjunto refiriéndose a la tecnología. Han permitido que el desarrollo de los procesos en las organizaciones sea de tipo informático, por tal motivo la exigencia de la época es que todos los recursos se encuentren alineados y capacitados entorno a las herramientas tecnológicas.
Las auditorias de calidad, establecidas por la norma ISO 19011:2018, son actividades necesarias que permiten que se pueda evaluar el desempeño de los procesos de nuestra organización. De esta manera, determinaremos si estamos cumpliendo o no con los objetivos y estrategias estipuladas como metas, haciendo que éstas funcionen de manera eficaz y eficiente. Esto se logra a través de seguimientos, controles, evaluaciones y recomendaciones enfocadas a la mejora continua.
Es por esto que en auditorias de calidad ya sean internas o externas, grupales o individuales, es necesario contar con recursos y grupos de trabajo.
Además, tenemos que estar disponibles para un aprendizaje constante, ya que la tecnología cambia y crece a pasos agigantados. También, se debe facilitar, por parte de las organizaciones, herramientas que sean amigables con el auditor para poder desarrollar su labor de evaluación. Por ejemplo, softwares automatizados que consoliden la información y que a su vez la protejan.
¿Qué debe tener la organización para agilizar los procesos de auditoría en la trasformación digital?
Gestor Documental: Este es un elemento que permite que las organizaciones cuenten con una documentación digitalizada, controlada y codificada con los más altos estándares. Estos agilizan la búsqueda del auditor con filtros y buscadores avanzados. Como resultado, permite realizar descarga y actualización de documentos de manera inmediata en escenarios de auditoria.
Software de Sistemas de Gestión: Estas herramientas permiten estandarizar. Cuentan con paquetes completos de módulos que integran los procesos de la organización. De esta manera, ayudan a contar con mayor gestión, compromisos, asignación de tareas, actualizaciones, entre otras funciones. Su fin es tener controladas las operaciones de manera sistematizada. El auditor, al tener acceso a este tipo de herramientas, le permite realizar una verificación en tiempo real que agiliza el proceso de auditoria.
Herramientas BI: Estos permiten transformar la información en conocimiento. En las organizaciones se entiende como el elemento que mejora los objetivos del proceso y permite que puedan tomas decisiones. La estrategia de los BI es arrojar información de forma sencilla que hace que quien intérprete los datos realice el análisis de la información fácil, eficaz y eficiente.
Software de Gestión de Auditorias: Estos softwares permiten que los auditores tengan el control de todas las etapas: planeación, ejecución, seguimiento y cierre. De la misma manera, cuentan con ayudas informativas y documentación de todas las normas que permiten al auditor desarrollar inspecciones de manera ágil y eficiente. Se podría decir que a nivel de la gestión de la auditoria es una herramienta completa.
En conclusión, podemos decir que la transformación digital en la auditoria brinda muchos beneficios. Esto permite a los auditores realizar evaluaciones de manera más rápida, ágil, eficiente y eficaz, con información completa y detallada de los procesos a evaluar.
Noticia: ISO Tools, Transformación digital de las auditorias de calidad, Marzo 2022.