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Documentación para certificar ISO 9001

El trabajo en conjunto de todos los colaboradores en las organizaciones ha llevado a crear una cultura de mejoramiento continuo, es aquí, donde la participación de todos los niveles de la organización aporta a la obtención de resultados que ayudan al cumplimiento de los objetivos definidos por la alta dirección y que a mediano plazo traerá beneficios en todos los aspectos.

La cultura de mejoramiento tiene como base la planificación de tiempos y recursos mínimos requeridos para cumplir con las metas trazadas; es aquí donde toma su lugar los sistemas de gestión.


Los sistemas de gestión se desarrollaron con el fin de mejorar la gestión interna y externa de la organización, mostrando el compromiso que se tiene con las partes interesadas al establecer algún tipo de relación comercial. Estos tienen aplicación especifica de acuerdo a la actividad comercial o de forma general, involucrando todos los procesos de la organización como lo es el sistema de gestión da calidad.


Estos son los enfoques que tienen algunos de los sistemas que se implementan actualmente de forma obligatoria por requerimiento de las partes interesadas:

Aun cuando el enfoque del sistema de gestión es diferente, estos comparten algunos requisitos definidos en la normatividad al momento de implementarlos, permitiendo complementar las responsabilidades y de esta forma al realizar una actividad que aporte de forma paralela a los sistemas de gestión que se tengan integrados y así optimizar recursos importantes para la organización.


Dentro de los requisitos que tienen carácter obligatorio al momento de implementar el sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001, está el que orienta a la organización en la documentación de su estructura de forma ordenada y secuencial; quedando disponible para que al ser consultada por partes interesadas, dejando claro los conceptos allí definidos.


Puedes consultar más información acerca de la documentación que suele faltar en las auditorías ISO 9001 en este enlace.


Requisitos de documentación ISO 9001

Estos son los requisitos de documentación ISO 9001

El alcance: aquí de acuerdo a la norma ISO 9001 en el numeral 4.3, la organización describe los procesos que se encuentran involucrados en el sistema de calidad, detallando de forma escrita las responsabilidades que tendrá el equipo de trabajo de cada proceso para cumplir con los objetivos trazados para el sistema.


Es importante ser específicos al documentar este numeral, es posible que, por la actividad comercial, se tengan algunas excepciones como por ejemplo el diseño y fabricación; que no aplica a organizaciones que se dedican a comercialización y distribución. Es necesario que la excepción se encuentre sustentada claramente al momento de tener una auditoria.

La política, numeral 5 donde la organización debe describir de acuerdo a la actividad que realiza, que es la calidad para el producto o servicio que ofrece; el concepto define que, en algunos casos, esto se pacta con las partes interesadas, pero también hay situaciones donde la condición se complementa por un requisito legal como es el caso de la industria de alimentos.


La política debe contener lo siguiente:

· Datos de la organización.

· Producto o Servicio que ofrece.

· A quien va dirigido.

· Compromiso y responsabilidades con las partes interesadas.


Dentro de la política se define de forma general el fin de la organización, pero para que eso se posible la alta dirección define la estructura de objetivos que se deben cumplir para que lo descrito en la política tenga valor.


El objetivo, es la estructura que tiene un enfoque dentro de la organización, como, por ejemplo, aumentar la satisfacción del cliente, reducir el número de productos o servicios no conformes. El cumplimiento está basado en la ejecución de actividades de forma correcta para poder obtener resultados medibles que evidencien el estado y gestión de los procesos.


Documentación de procesos

Finalmente, dentro de la estructura documental debe estar descrito cada uno de los procesos y las actividades que lo componen, siendo el insumo informativo para el entendimiento de la actividad de cada uno de ellos y el nivel de aporte a la organización, el cual debe estar evidenciado con registros legibles de su ejecución.


Toda esta información debe no solo estar documentada, sino disponible para la consulta, e integrada en un solo documentos como un manual, que es la carta de presentación para las partes interesadas al tener contenida la estructura de la organización.


Fuente: ISO, Documentación para certificar ISO 9001, Mayo 2022

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